E-mailen vandt kampen over det klassiske brev, fordi mailen rent faktisk gjorde det lettere at sende post. Ideen om det papirløse kontor har eksisteret i mange år. Alligevel printer vi stadig lystigt dokumenter ud.

Årsagen til at nogle digitaliserede løsninger ikke slår igennem er, at de ikke skaber en merværdi i virksomheden, de frigiver ikke tid hos brugerne og de forenkler ikke hverdagen.

Hos Einfach tror vi fuldt ud på værdien af det digitale bogholderi. Vores løsning mindsker ikke alene arbejdet med bilagene, men også skaber en merværdi gennem de data, der genereres.

Papirvejen

Det klassiske bogholderi er i dag stadig båret af printede bilag.

  • Fakturaen ankommer typisk per mail som en vedhæftet fil.
  • Fakturaen bliver derefter printet ud, bogholderen klipper huller i siden af papiret og placerer det i den rette mappe.
  • Derefter åbner medarbejderen netbanken, sætter fakturaen til betaling og sender en besked om godkendelse til den rette medarbejder.
  • Når chefen har accepteret fakturaen, godkendes betalingen endeligt og når kvartalet er slut, kan du tage mappen med bilag med til mødet med revisoren.

Konklusion

Direktøren skal ind over alle bilag, og bogholderen skal håndtere hvert enkelt bilag manuelt. Alt efter mængden af bilag er det en arbejdsopgave, der kræver en daglig indsats. Og det er en opgave, der tager tid fra den egentlige kerneforretning i virksomheden.

Der er flere virksomheder indenfor bogholderiverdenen, der udbyder løsninger, hvor bilagene arkiveres elektronisk, men arbejdsgangene er de samme, det er blot papiret, der forsvinder ud af ligningen.

Den digitale løsning

Hos Einfach gør vi tingene anderledes, da vores vision er at fjerne indtastning og papir, så virksomhederne får mere tid til kerneforretningen.

  • Mailen med fakturaen lander i en inbox, der automatisk sender den vedhæftede faktura over i Einfachs system.
  • De medarbejdere der skal godkende fakturaer, modtager dagligt en mail med oplysninger om hvilke fakturaer, der ligger til godkendelse.
  • Systemet har en nem ”mouse over” funktion, hvor du kan se, hvor fakturaen er i processen.
  • Når du har godkendt, sendes fakturaen automatisk videre til betaling og samtidig bliver fakturaen arkiveret i dit regnskabssystem.
  • På månedsbasis eller kvartalsvis modtager du en mail med en rapport, der viser virksomhedens nøgletal

Konklusion

Med en digital løsning fra Einfach består den eneste arbejdsproces i virksomheden af en godkendelse af bilagene. Alle andre processer er automatiseret.

I bonus får du en rapport, der viser virksomhedens sundhed og udvikling. Samt giver mulighed for at få større indsigt i virksomhedens økonomiske tilstand.